Organiser une réception d’entreprise est une bonne façon de marquer une occasion particulière. Elle vous permet d’entretenir des connexions avec vos relations professionnelles et surtout leur présenter une bonne image de l’entreprise et ses activités. Raison pour laquelle une bonne organisation s’impose. Toutes les actions doivent être bien coordonnées pour que tout se déroule à merveille. En Provence, comme ailleurs, voici présentées les étapes clés de l’organisation réussie d’une réception.
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Déterminer le type de réception et son objectif
Dans l’organisation d’une réception d’entreprise, aucune étape ne doit être négligée, car l’image de votre entreprise en dépend. La phase la plus importante est de définir l’objectif de la réception. Il peut s’agir de faire découvrir ou redécouvrir votre entreprise ainsi que ses produits ou services. Fidéliser les clients et convertir les potentiels en leur présentant de nouvelles offres. Lancer un nouveau produit, et présenter sa valeur ajoutée. Ou simplement remercier vos collaborateurs, partenaires ou clients importants, en fin d’année ou d’exercice. Cette étape clé vous permettra de savoir quel type de réception vous voulez organiser : Déjeuner, brunch, cocktail dinatoire, dîner ou soirée de gala. Elle permet aussi de définir une date, un budget, le nombre et le type d’invités, choisir le lieu et les activités que vous proposerez au cours de la réception.
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Sélectionner les prestataires pour votre réception
La salle ou le lieu de réception idéal en Provence
Choisir la salle ou le lieu de réception dépend du type d’évènement que vous organisez. En priorité, pensez à la classe et au confort de vos invités. Entre autres, les chaises, les tables, les espaces de circulation, la climatisation, le vestiaire, les commodités et les décorations (pour vous aider à mieux véhiculer le message et l’image que vous voulez transmettre). Sans oublier les tentes et parasols, si l’évènement se déroule à l’extérieur.
Un évènement interne consacré à vos collaborateurs peut se faire à l’intérieur des locaux ou en plein air avec des activités physiques et ludiques. Pour une soirée de gala ou dîner officiel, mettez les petits plats dans les grands et choisissez un cadre prestigieux. Un hôtel chic, un château, un manoir, un domaine viticole ou un autre lieu atypique comme il y’en a en Provence. Pensez à élargir votre recherche de salle de réception dans le Vaucluse à Avignon, Orange, Carpentras, Cavaillon, Sorgues, Pertuis, le Pontet, Bollène, Valréas, Pernes-Les-Fontaines, Monteux, Vedène, Thor, Vaison-La-Romaine, Courthézon ou encore Sarrians.
Le traiteur adapté à l’évènement
Le traiteur doit être un atout pour votre réception. Certains traiteurs offrent une prestation complète incluant : le lieu de réception, les chaises, les tables, les objets de décoration, les vaisselles, les verreries, les nappages. D’autres assurent uniquement la préparation, la livraison et le service des plats. Dépendamment du type de réception, optez pour un buffet, un service au plat ou un menu composé pour que chaque invité puisse en profiter. Pensez à intégrer les spécialités locales au menu dans le cas où vous auriez des invités étrangers. Ainsi, demandez à votre traiteur un menu typique de la région. Dans le Vaucluse, le gigot, la daube, les truffes, la ratatouille, la soupe d’épeautre, le Tian, les tapenades, l’Aïoli, la pâte de coing et bien d’autres seront les bienvenus. Bien sûr, quelques bouteilles du vignoble de la vallée du Rhône pour arroser le tout.
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Groupe de musiciens ou DJ pour une réception d’entreprise ?
Quel que soit l’évènement, personnel ou professionnel, le live marque toujours les esprits, même en musique de fond. Il apporte un côté chic et vivant à toutes les ambiances. Peu importe le type de groupe choisi, le côté spectacle donne un atour particulier à votre évènement, surtout du type dîner et soirée de gala.
Par contre, pour un évènement interne, un DJ conviendra. Et vous pouvez en profiter pour organiser un Blind Test musical. Cela permettra de dynamiser une soirée d’entreprise. Ainsi, veillez à choisir un DJ qui va tenir du début à la fin, une ambiance divertissante, en adéquation avec l’image de votre entreprise.
Photographe pour immortaliser les moments
Certes, vous gardez des souvenirs des différents évènements marquants, mais des photos et vidéos les conservent mieux. Pour une soirée de gala élégante avec tapis rouge, un photographe à l’arrivée donnera à vos invités l’impression d’être des stars hollywoodiennes. Et rien de mieux pour leur assurer votre estime et les mettre dans la bonne ambiance.
Organiser une réception d’entreprise c’est assurer le bon déroulement des opérations du début à la fin et réunir toutes les conditions pour laisser un bon souvenir de cet évènement à vos invités. Donc, surtout ne pas se relâcher au cours de la réception et toujours veiller à la réactivité de vos équipes pour pallier les imprévus.
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Conclusion
Les évènements professionnels sont des instruments de communication très efficaces. Par conséquent, l’organisation doit être méticuleuse pour qu’il soit parfait. Si cette tâche est au-delà de vos capacités, confiez-la à un professionnel. Cela vous laisse le temps de vous occuper pleinement de vos invités le jour J.